اگر می‌خواهید به عنوان فریلنسر شما را جدی بگیرند، به قراردادهای مستحکمی احتیاج دارید که از شما و کارتان محافظت کنند. قرارداد معقول هم تداوم کسب‌وکار شما را تضمین می‌کند، و هم پیام روشنی را درباره‌ی آینده‌ی کاری‌تان ارائه می‌کند:«من در کارم حرفه‌ای هستم، و فعالانه با فرازونشیب‌های کسب‌وکار طراحی مواجه می‌شوم.»
لازم نیست قرارداد پیچیده باشد، اما باید مسائل اولیه را در بر بگیرد. همچنین باید فاقد اصطلاح‌های عجیب، نامشخص و ناشیانه باشد که ممکن است بعداً در طول کار برای شما مشکل درست کنند. امروزه این موارد رایج‌ترین مشکلات قراردادهای فریلنسرها هستند. از این‌ها اجتناب کنید تا در تعامل با ارباب‌رجوع، گردش کار، و فرایندهای مربوط به صورت‌حساب شاهد نتایج بهتری باشید.
تیم ما، بعد از کار کردن با هزاران فریلنسری که از قراردادهای بنسای (Bonsai’s contracts) استفاده می‌کنند، متوجه شده مهم‌ترین اشتباه‌هایی که باید در ایجاد قراردادها از آن‌ها اجتناب کنید کدام اشتباه‌ها هستند.
اشتباه شماره‌ی 1: اینکه فقط موارد قابل تحویل را ذکر کنید
ارباب‌رجوع‌های شما احتمالاً بر اساس توانایی‌هایی که گمان می‌کنند دارید شما را استخدام کرده‌اند. با اینکه در جذب مشتریِ مؤثر معمولاً دست‌کم یک وعده مطرح می‌شود، اینکه در قراردادتان تضمین‌های متعددی درباره‌ی نتایج ارائه دهید ممکن است خطرناک باشد. یکی از نتایج رایج پول گرفتن از ارباب‌رجوع‌ها بر اساس «آنچه به دست میاورند» نه «آنچه شما انجام می‌دهید» خزش محدوده (Scope creep) است.
همان طور که مراحل مختلف پروژه را پشت سر می‌گذارید، شاید لازم باشد اهدافتان را تغییر دهید تا بتوانید به مسیرتان ادامه دهید، نگذارید ساعات کاری‌ای که بابتش پول می‌گیرید بیش از حد زیاد شوند، و ارزشی را که برای ارباب‌رجوع دارید حفظ کنید. قرارداد خوب مراحل فرایند، بازبینی، گزارش و جلسات بازخورد را نیز در بر می‌گیرد و برای هر کدام از این موارد مبلغ مناسبی را در نظر می‌گیرد. وقتی وعده‌هایتان را مطرح می‌کنید، توضیح دهید برای انجام کارتان به چه چیزهایی احتیاج دارید، و بگویید اگر ارباب‌رجوع نتواند به تعهداتش عمل کند، چه تغییراتی صورت می‌گیرد.
اشتباه شماره‌ی 2: اینکه هیچ گزینه‌ی افزونه‌ای (Add-on) را پیشنهاد ندهید
از آنجا که خزش محدوده برای کسب درآمد فریلنسرها خطری جدی محسوب می‌شود، بهتر است استراتژی دومی داشته باشید تا قبل از اینکه چنین اتفاقی بیفتد جلوی آن را بگیرید. بسیاری از ارباب‌رجوع‌ها بعداً بیش از آنچه پیش‌بینی شده است به طراحان احتیاج دارند (نه کمتر)، بنابراین باید این مسئله را در قراردادتان مطرح کنید.
حتماً در قرارداد ذکر کنید اگر بیش از حد معمول پروژه کار کنید (چه ساعتی پول بگیرید، چه روزانه)، چه مبلغی را باید دریافت کنید. این مسئله را که ممکن است از شما بخواهند بیشتر کار کنید بپذیرید و همه‌ی سناریوهای ممکن را در قرارداد بگنجانید تا بعداً در این باره مکالمه‌های سختی نداشته باشید.
اشتباه شماره‌ی 3: اینکه پول نخواهید
با اینکه امروزه صورت‌حساب‌های فریلنسی پول خواستن را ساده کرده‌اند، راه‌های بهتری برای پول گرفتن وجود دارند. یکی از آن‌ها این است که در قراردادتان گزینه‌ی پیش‌پرداخت داشته باشید. این به ویژه برای کار با ارباب‌رجوع‌هایی خوب است که قبلاً با آن‌ها کار نکرده‌اید و نمی‌دانید به موقع دستمزدتان را پرداخت خواهند کرد یا نه. (وقتی ارباب‌رجوع را نمی‌شناسید ممکن است بی‌آنکه بدانید به پول ندادن شهرت داشته باشد.) به ارباب‌رجوع‌های جدیدتان فرصت بدهید اگر نصف دستمزد پروژه را اول بدهند، قدری (حدود 5%) از کل هزینه را تخفیف بگیرند.
«تنها با یک قرارداد خوب می‌توان مسیر موفقیت‌های مداوم را رقم زد »
اشتباه شماره‌ی 4: اینکه بابت تأخیر در پرداخت جریمه تعیین نکنید
دوست داریم باور داشته باشیم ارباب‌رجوع‌های ما فوق‌العاده‌اند. پس چرا به موقع پول را پرداخت نمی‌کنند؟
خب، حتی شرکت‌های عالی هم بدهکارند. برای تأخیر در پرداخت یا چک‌های برگشتی جریمه تعیین کنید تا مطمئن باشید برای پروژه‌هایتان پول می‌گیرید. این هم در موارد نادری که ارباب‌رجوع پولی نمی‌پردازد به شما کمک می‌کند، هم باعث می‌شود ارباب‌رجوع‌های بد قبل از اینکه با شما قرارداد ببندند فرار کنند.
اشتباه شماره‌ی 5: اینکه برای پرداخت به ارباب‌رجوع‌ها مهلت طولانی بدهید
بیشتر فریلنسرهای موفق جز اینکه برای تأخیر در پرداخت جریمه می‌گیرند، مهلت پرداختشان را هم کوتاه کرده‌اند. بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری محبوب پیش‌فرضشان 30 روز بعد از تحویل کار است، اما قانونی وجود ندارد و می‌توانید دستمزدتان را زودتر بخواهید.
درواقع، بر اساس قانون جدید فریلنسی مجانی نیست (Freelance Isn’t Free Act) که در نیویورک اعمال می‌شود، اگر در قرارداد تاریخ دقیقی ذکر نشده باشد، 30 روز حداکثر زمانی است که ارباب‌رجوع مهلت دارد دستمزد فریلنسر را بپردازد. از این روند استفاده کنید و مهلت زمان کوتاه‌تری را مد نظر داشته باشید. 7 تا 10 روز کاری برای ارباب‌رجوع‌هایی که کسب‌وکار کوچکی‌اند مهلت قابل‌قبولی است.
اشتباه شماره‌ی 6: اینکه از مراحل مختلف استفاده نکنید
وقتی قراردادتان را به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم می‌کنید، مراحل مختلفی را ایجاد می‌کنید که ىر فضای کار به نقاط عطف یا Milestones معروفند. ممکن است فکر کنید ایجاد این مراحل قدمی اضافی در گردش کارتان محسوب می‌شود، اما در عمل به نفع فریلنسرها هستند؛ به‌خصوص اگر در قرارداد همکاری ذکر شده باشند.
وقتی به ارباب‌رجوع می‌گویید چه کاری قرار است چه زمانی انجام شود، قبل از اینکه سؤال‌هایشان را بپرسند، به آن‌ها جواب داده‌اید. این باعث می‌شود از ایمیل‌های متعدد، مدیریت مسائل کوچک و حدس و گمان خلاص شوید. علاوه بر این، به ارباب‌رجوع‌ها نشان می‌دهد شما حرفه‌ای هستید و برای مدیریت پروژه‌ها مهارت لازم را دارید. همچنین وقتی ارباب‌رجوع‌ها از ابتدا می‌دانند چه چیزهایی را به دست می‌آورند، کمتر احتمال دارد به بازده‌ی سرمایه‌گذاری‌شان (ROI) شک کنند.
اشتباه شماره‌ی 7: اینکه به راحتی از حقوق خودتان بگذرید
معمولاً ارباب‌رجوع‌ها می‌خواهند پروژه‌ی طراحی اثر سفارشی (Work for hire) باشد. در عمل این باعث می‌شوند تمام حقوق پروژه‌ی تمام شده برای کارفرما محفوظ باشد و تا هر زمان و هر طور که بخواهد از آن استفاده کند؛ چه اعتبارش را به شما بدهند، چه از شما اسمی نبرند. با اینکه این مسئله رایج است، قانون نیست. می‌توانید تصمیم بگیرید کدام حقوق کارتان را به کارفرما واگذار کنید.
اما قیمت‌گذاری باید بیانگر تصمیم‌های شما در این زمینه باشد. هر چه حقوق بیشتری را به ارباب‌رجوع واگذار کنید، باید پول بیشتری بگیرید. همچنین باید به یاد داشته باشید تحقیقات، یادداشت‌ها و اسناد تکمیلی را باید خودتان نگه دارید و بخشی از فایل‌های پروژه‌ی نهایی و کار تمام‌شده‌ای که تحویل می‌دهید نیستند.
(نکته: وقتی کسی ادعا کند کار شما برای اوست، نقض کپی‌رایت اتفاق می‌افتد. مطمئن شوید حتماً در قرارداد به این مشکل رایج پرداخته‌اید. اگر همه‌ی حقوق اثر را بخشیده‌اید، بدانید که دیگر برای آن اثر کپی‌رایت ندارید.)
اشتباه شماره‌ی 8: اینکه فرایند را با ارباب‌رجوع در میان بگذارید
اگر برای کار طراحی استخدام شده‌اید، نکته‌ای درباره‌ی شما وجود دارد که ارباب‌رجوع عاشق آن است. ضروری است که چیزهایی مثل مراحل کار و موارد قابل تحویل را مطرح کنید، اما رمز موفقیتتان را قبل از انجام کار لو ندهید.
بارها پیش آمده که طراح‌ها کاملاً توضیح داده‌اند چه کاری می‌خواهند انجام دهند و ارباب‌رجوع از کسی که در شرکتِ خودش کار می‌کرده یا از فریلنسری ارزان‌تر خواسته روش‌های شما را اجرا کند. حتی وقتی که مشغول کار برای مشتری هستید، اصلاً مجبور نیستید فاش کنید چه طور کارتان را انجام می‌دهید.
اشتباه شماره‌ی 9: اینکه بیش از حد لازم به فرایندهای کاری‌شان تعهد داشته باشید
از طرف دیگر بسیار مهم است که جایگاه خودتان را به عنوان پیمانکار بشناسید. از آنجا که شما کارمند نیستید، بسیاری از مزایا را دریافت نمی‌کنید و بعضی از مقررات گردش کار درباره‌ی شما اعمال نمی‌شوند. اگر ارباب‌رجوع اصرار دارد تعداد ساعت‌های بخصوصی کار کنید، در زمان مشخصی کار کنید و بر فرایندها به شدت نظارت می‌کند، این احساس کارمندی را به دنبال دارد.
از اولین نسخه‌ی قرارداد سر موضع خودتان بایستید و توضیح دهید کارتان را با شرایط خودتان انجام می‌دهید ولی آن را با فرآیندهای مشخصی که ارباب‌رجوع مد نظر دارد تطبیق می‌دهید.
اشتباه شماره‌ی 10: اینکه قبول کنید برای کس دیگری کار نکنید
اگر حرفه‌ای باشید، یاد گرفته‌اید که حریم خصوصی ارباب‌رجوع چه قدر مهم است. غیرمنطقی نیست که از شما انتظار دارند چیزهایی را که درباره‌ی ارباب‌رجوع متوجه شده‌اید فاش نکنید. اگر بر اساس قرارداد متعهد شوید که همه‌ی اطلاعات کارفرما را محرمانه نگه دارید، می‌توانید با شرکت‌های بسیاری در همان حوزه کار کنید. اگر کسی اصرار داشت فقط برای او کار کنید، باید دستمزد سنگینی از او بگیرید.
اشتباه شماره‌ی 11: اینکه مالیات و هزینه‌ها را نپردازید
با اینکه لازم نیست توضیح بدهید چه طور خدماتتان را قیمت‌گذاری می‌کنید، مهم است از ابتدا هزینه‌های کارتان را محاسبه کرده باشید. فریلنسرها باید خودشان مالیات تأمین اجتماعی و پزشکی را بپردازند (که به آن مالیات خویش‌فرما (Self-employment tax) هم می‌گویند) ، و اگر از قبل برایشان آماده نباشید، وقت پرداخت مالیات دچار مشکلات مالی می‌شوید. هزینه‌های واقعی‌تان را تخمین بزنید و در هر قیمت‌گذاری آن‌ها را لحاظ کنید.
آیا به نظر می‌رسد مشکلات زیادی در ارتباط با قراردادها وجود دارد؟ البته! اما برای موفقیت متداوم به قرارداد خوب احتیاج دارید. وقتی توانستید سندی ایجاد کنید که هیچ کدام از این اشتباه‌ها را در بر نگیرد، ذخیره‌اش کنید. بهترین طراح‌ها هم نمونه‌های قرارداد دارند. می‌توانید این نسخه‌ی را بارها و بارها اصلاح کنید تا مطمئن شوید در کارِ طراحی آینده‌ی درخشانی خواهید داشت.
این نوشته ترجمه‌ای است از مقاله‌ی 11 Mistakes Freelancers make with design contract
