این فریموُرک اولویتبندی که به نام ۳۴مین رئیسجمهور ایالات متحده آمریکا Dwight D. Eisenhower، ماتریس آیزنهاور نامگذاری شده است، به شما کمک میکند تا وظایف و فعالیت های خود را با توجه به اهمیت و ضرورت آنها سازماندهی کنید. این به ویژه هنگامی مفید است که سرتان بسیار شلوغ است، اما احساس نمیکنید کاری که انجام میدهید تأثیر زیادی دارد.
نحوه استفاده از آن
ماتریس آیزنهاور دارای چهار ربع در دو محور اهمیت و ضرورت است.
برای هر فعالیت یا کاری از خود بپرسید: آیا این مهم است یا نه؟ آیا ضروری است یا خیر؟
بر اساس پاسخ، فعالیت یا کار را در گوشهی(ربع) مناسب نمودار قرار دهید. ربع نمودار تعیین میکند که تکلیف شما با این کار چیست:
۱. اگر مهم و ضرویست ← آن را انجام دهید
۰ اینها کارهایی هستند که شما میخواهید آنها را در اسرع وقت انجام دهید.
۰ بحرانها، مشکلاتی که در حال حاضر به شما فشار میآورند و سایر مواردی که اگر اکنون به آن رسیدگی نکنید، عواقب بدی خواهند داشت.
۲. اگر مهم است و ضروری نیست ← آن را برنامهریزی کنید
۰ زمانی را برای این کارها پیدا کنید و آنها را بعداً انجام دهید.
۰ این ربع نمودار معمولاً محلی است که در آن کارهای عمیق اتفاق میافتد – وظایفی که به پروژهها یا اهداف بلند مدت شما کمک میکنند.
۳. اگر ضروری است ولی مهم نیست ← آن را محول کنید (به دیگری واگذار کنید)
۰ اگر میتوانید، شخصی را پیدا کنید که بتواند این کارها را برای شما انجام دهد.
۰ اگر نمیتوانید آن را به شخص دیگری محول کنید، آن را برنامهریزی کنید اما همیشه سعی کنید کارهای مهم و غیرضروری را اول انجام دهید.
۰ اینها اغلب کارهای اداری یا مواردی هستند که مهلت دارند، اما حیاتی نیستند.
۴. اگر ضروری و مهم نیست ← آن را انجام ندهید (قیدش را بزنید)
۰ این کارها ارزش وقت شما را ندارند و به هیچ وجه نباید آنها را انجام دهید.
۰ فعالیتهایی که میتوانید آنها را نادیده بگیرید، کارهای بیهوده شلوغ روزانه و سرگرمیهای شما در این ربع نمودار قرار میگیرد.
در بالا ترتیب اولویت وظایف را فهمیدید. بله وظایف مهم و غیرضروری قبل از بیاهمیت و ضروری قرار میگیرند.
ماتریس آیزنهاور بسیار انعطافپذیر است، بنابراین به خود شما مربوط است که از آن برای کارهای حرفهای، شخصی یا هر دو استفاده کنید.
همچنین می توانید با آن در بازههای زمانی مختلف کار کنید: روز خود را با آن برنامهریزی کنید و در مقابل نیز فعالیتهای کلی زندگی خود را اولویتبندی کنید.
چگونه کارهای ضروری را از کارهای مهم تشخیص دهیم.
کارهای ضروری و فوری معمولاً مهلت مشخصی دارند (به عنوان مثال ارسال طرح برای مشتری) یا از شما میخواهند به موقع عکسالعمل نشان دهید (مانند ایمیلها)
کارهای مهم معمولاً با اهداف بلند مدت شما مطابقت دارند (مثلِ ورزش) و پروژههای شما را رو به جلو سوق میدهند (مانند نوشتن کد برای پروژه جانبی).
تعیین ضرورت و اهمیت همیشه به زمینه و توانایی شما در تشخیص آنچه که واقعاً فوری و واقعاً مهم است بستگی دارد.
وعدهی ماتریس آیزنهاور این است که با تعیین اولویتهای صحیح و عمل به آنها، بهرهوری بیشتری داشته باشید. اگر همیشه مشغول هستید اما از پروژهها و اهداف بلند مدت خود عقب هستید، این ابزار قطعاً برای شما مناسب است. همچنین این یک ابزار بسیار مفید است برای اینکه تصمیم بگیرید چه کاری را انجام دهید و چه چیزی را باید از زندگی خود حذف کنید.
مطلب بالا خلاصهی مختصر و مفیدی بود از دو مقالهی زیر، پیشنهاد میکنم که نگاهی به هردو مقاله بیاندازید و از مثالها و توضیحات بیشتر برای جا افتادن این ابزار مفید استفاده کنید.
برای مشاهده مطالب بیشتر میتوانید از وبلاگ آکادمی دیزاین دیدن کنید.
